5 signalen dat de werkdruk binnen je team te hoog wordt en hoe je die aanpakt

Een drukke periode hoort bij werk. Een deadline, een belangrijke klant of een paar zieke collega’s kunnen ervoor zorgen dat iedereen tijdelijk wat harder loopt.

Het probleem ontstaat wanneer die druk niet meer weggaat.

Je ziet dan vaak dat mensen langer achter hun laptop zitten, minder pauze nemen en steeds meer tegelijk proberen te doen. In eerste instantie lijkt er weinig aan de hand. Het werk wordt immers nog steeds gedaan.

Tot je merkt dat mensen sneller geïrriteerd raken, fouten maken of nauwelijks nog tijd hebben om na te denken.

Dit zijn vijf signalen om op te letten.

1. Mensen worden sneller geïrriteerd

De eerste signalen zijn vaak klein.

Iemand die normaal rustig reageert, wordt kortaf. Een collega die altijd behulpzaam is, heeft ineens minder geduld. Een overleg dat normaal prima verloopt, eindigt sneller in discussie.

Dat hoeft natuurlijk niet meteen door werkdruk te komen. Maar als je dit bij meerdere mensen ziet, of als het gedrag langere tijd verandert, is het de moeite waard om verder te kijken.

Ook lichamelijke signalen kunnen opvallen. Mensen zijn vermoeider, slapen slechter of geven vaker aan hoofdpijn te hebben.

Je hoeft als leidinggevende niet te bepalen wat er precies aan de hand is. Je kunt wel het gesprek openen.

Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je de laatste tijd veel aan het schakelen bent. Hoe is dat voor jou?”

Dat werkt vaak beter dan: “Heb je stress?”

Wat je vervolgens kunt doen

Vraag waar de druk vandaan komt. Niet alleen hoeveel werk iemand heeft, maar vooral welk werk op dit moment het meeste energie kost.

Kijk ook naar medewerkers die vrijwel altijd “ja” zeggen. Juist bij hen kan de belasting makkelijk oplopen zonder dat ze zelf aan de bel trekken.

2. Mensen werken harder, maar krijgen minder gedaan

Dit klinkt tegenstrijdig, maar het komt vaak voor.

Er wordt langer doorgewerkt, meer overlegd en sneller gereageerd op mails. Toch blijven taken liggen.

Een belangrijke oorzaak is dat mensen voortdurend tussen verschillende taken wisselen. Eerst een klant bellen, dan een interne vraag beantwoorden, vervolgens aan een rapport beginnen en daar tussendoor nog een deadline proberen te halen.

Kijk daarom niet alleen naar hoeveel werk er ligt. Kijk ook naar hoeveel werk er tegelijkertijd loopt.

Doe dit eens met je team

Pak de belangrijkste taken van deze week erbij en stel drie vragen:

• Wat moet absoluut af?

• Wat kan wachten?

• Wat hoeft helemaal niet?

3. De communicatie wordt rommeliger

Je herkent het misschien aan zinnen als:

• “Dat wist ik niet.”

• “Ik dacht dat jij dat zou doen.”

• “Daar hebben we nu echt geen tijd voor.”

• “Maar dat had ik vorige week al aangegeven.”

Onder normale omstandigheden worden veel dingen vanzelf afgestemd. Bij hoge werkdruk verdwijnt die ruimte.

Mensen lezen een bericht half, vergeten iets te melden of gaan ervan uit dat een collega iets oppakt. Daardoor ontstaan misverstanden. Vervolgens kost het weer tijd om die misverstanden op te lossen.

Het team is dan niet alleen druk met het oorspronkelijke werk, maar ook met het herstellen van fouten in de samenwerking.

Maak afspraken simpeler

Bij belangrijke taken moet duidelijk zijn:

• Wie doet het?

• Wat moet er gebeuren?

• Wanneer moet het klaar zijn?

Meer hoeft het soms niet te zijn.

En kijk kritisch naar overleg. Een vergadering van een uur waarin vijf mensen vooral informatie uitwisselen, kan bij hoge werkdruk juist extra belasting opleveren.

4. Het werk wordt slordiger

Bij te veel werk zie je de kwaliteit meestal niet ineens instorten.

Een mail met een fout. Een controle die wordt overgeslagen. Een rapport dat minder zorgvuldig is dan normaal. Een klant die langer moet wachten op antwoord.

Daarna volgt vaak een vervelende reactie: mensen gaan hun eigen werk extra controleren, en dat kost weer tijd.

Zo ontstaat een vicieuze cirkel:

meer werk → minder tijd → meer fouten → extra controle → nog meer werk

Als dit gebeurt, kijk dan niet alleen naar de fout.

Vraag vooral:

• Was de deadline haalbaar?

• Was duidelijk wat er verwacht werd?

• Had iemand te veel tegelijk op zijn bord?

• Was er voldoende tijd voor controle?

• Waren de juiste mensen beschikbaar?

Een fout kan namelijk iets vertellen over de manier waarop het werk is georganiseerd.

5. Mensen worden stiller

Dit is misschien wel het signaal dat het makkelijkst wordt gemist.

Niet iedereen reageert op hoge werkdruk met frustratie. Sommige medewerkers trekken zich juist terug.

Ze geven minder ideeën. Zeggen minder tijdens overleg. Stellen minder vragen. Doen wat er gevraagd wordt en gaan daarna weer verder.

Let bijvoorbeeld op iemand die normaal veel initiatief neemt en ineens vooral afwacht. Of iemand die altijd meedacht over oplossingen en nu alleen nog uitvoert.

Ga dan niet meteen vragen waarom iemand “minder betrokken” is.

Begin eenvoudiger:

• “Hoe gaat het op dit moment met je werk?”

Dat levert vaak een beter gesprek op.

Wat doe je als je meerdere signalen ziet?

Eén signaal betekent niet automatisch dat je team overbelast is.

Maar zie je meerdere dingen tegelijk zoals meer irritatie, minder output, rommelige communicatie en dalende kwaliteit, dan is het verstandig om niet te wachten tot iemand uitvalt.

Pak met het team de komende weken erbij en maak inzichtelijk wat er allemaal loopt. Kijk vervolgens wat echt nodig is en wat minder belangrijk is.

Je kunt bijvoorbeeld besluiten om:

• een deadline te verschuiven;

• een project tijdelijk te pauzeren;

• taken anders te verdelen;

• een overleg te schrappen;

• minder tegelijk op te pakken;

• extra capaciteit te regelen.

Daar zit vaak meer winst dan in een gesprek over “beter omgaan met stress”.

Want als iemand structureel te veel werk heeft, is ademhalingsoefening nummer vijf niet de oplossing. Dan moet er iets veranderen aan het werk, zoals werkdruk bespreekbaar maken voordat het misgaat

De beste manier om werkdruk te signaleren is niet één jaarlijkse enquête of een gesprek wanneer iemand al tegen zijn grens zit.

Maak het onderdeel van hoe je een team aanstuurt.

Vraag bijvoorbeeld iedere week:

• Wat loopt er goed?

• Waar loopt iemand vast?

• Wat dreigt deze week niet af te komen?

Dat kost een paar minuten en geeft je als leidinggevende veel meer zicht op wat er werkelijk speelt.

En misschien nog belangrijker: doe iets met het antwoord.

Als iemand meerdere weken aangeeft dat een bepaalde taak niet haalbaar is, maar er verandert niets, leren medewerkers al snel dat het weinig zin heeft om iets te zeggen.

Werkdruk gezond houden gaat daarom niet over ervoor zorgen dat niemand het ooit druk heeft.

Het gaat erom dat druk niet maandenlang de standaard wordt.

Een team mag hard werken. Maar mensen moeten ook kunnen herstellen, overzicht houden en hun werk goed blijven doen.

Zie je de signalen op tijd, dan kun je bijsturen voordat hoge werkdruk verandert in uitval.